Analyse d’une migration documentaire vers SharePoint dans une administration communale selon la norme ISO 15489 et versement dans un Système d’Archivage Electronique (SAE)

Details

Supervisors

Piret, Bérengère

Faculty

Faculté de philosophie, arts et lettres

Degree label

Master de spécialisation en archivistique, gestion et droit des données

Abstract

frCe mémoire s’inscrit dans le cadre d’une étude de cas portant sur la migration documentaire d’un serveur de fichiers vers SharePoint au sein d’une administration communale, analysée à la lumière de la norme ISO 15489 et dans une perspective d’un versement dans un système d’archivage électronique (SAE). Notre problématique s’articule autour de la modification des pratiques de gestion des documents induite par cette migration. À cet égard, la mise en œuvre d’une gestion électronique de documents (GED) permet une prise en charge optimisée des documents tout au long de leur cycle de vie, depuis leur création ou leur réception chez le producteur, jusqu’à leur versement dans un SAE. Nos analyses ont été orientées vers la manière dont les exigences de gouvernance documentaire sont interprétées, négociées et mises en pratique. Pour examiner cette problématique, nous nous sommes posé la question suivante : « Comment les exigences de la norme ISO 15489 sont-elles traduites dans les pratiques organisationnelles lors de la migration ? » Deux approches combinées ont été mobilisées comme méthodologie pour répondre à notre question de recherche : une démarche empirique, fondée sur une observation des pratiques documentaire et archivistiques au sein des services producteurs, et un cadre théorique s’appuyant sur la norme ISO 15489 ainsi que sur la littérature en archivistique, mobilisé pour interpréter les pratiques observées durant la migration. Les résultats obtenus apportent une réponse nuancée. L’analyse montre que la migration documentaire est un processus de changement d’organisation qui nécessite une anticipation et une coordination des actions planifiées, parce l’intégration d’une nouvelle technologie induit à de changement organisationnelle et compétences. Cependant, ce changement permet de formaliser les nouvelles pratiques documentaires, de clarifier les responsabilités des acteurs et de renforcer la maîtrise du processus documentaire, notamment le cycle de vie des documents. Les écarts observés n’apparaissent pas comme des insuffisances de conformités, mais comme des arbitrages et des négociations entre les acteurs, des contraintes et des processus d’appropriation qui accompagnent une modernisation documentaire.